Le règlement intérieur :

Ce règlement intérieur a été mis à jour en Février 2024.

Généralités

Le présent règlement intérieur est établi conformément à l’article 12 des statuts du CAM. Il a pour but de définir l’ensemble des procédures internes du Club afin d’assurer à tous les membres la plus grande transparence sur son fonctionnement.
Conformément à l’article 12 des statuts, ce règlement intérieur est établi et éventuellement modifié par le Conseil d’Administration qui en informe les adhérents lors de l’Assemblée Générale.
Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus dans les Statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 1 – Diffusion du règlement intérieur

Il est disponible ainsi que ses annexes sur simple demande au Secrétaire et sur le site : www.club-amis-meccano.org

Article 2 – Accueil des nouveaux membres

Les nouveaux membres reçoivent les numéros du magazine de l’année en cours déjà publiés, et une dotation permettant de s’intégrer au mieux à l’ensemble du CAM :
• une carte d’adhérent personnalisée  ;
• le dernier annuaire en vigueur sur lequel figurent les coordonnées des membres du CAM ainsi que quelques adresses de vendeurs de pièces et de boites MECCANO ;
• un exemplaire du règlement intérieur et de ses annexes ;
• un cadeau d’accueil MECCANO selon les disponibilités.

Cette dotation est réalisée par le Trésorier à réception de la fiche de renseignements et du règlement de la cotisation annuelle.
Les adhésions sont prises pour une année civile complète, et non pas de date à date.

Article 3 – Le conseil d’Administration (cf Art 3 et 4 des statuts)

Article 3.1 – Constitution

Le Conseil d’Administration est composé de douze membres élus par l’ensemble des adhérents à jour de cotisation ; le CA désigne le bureau parmi ses membres ; celui-ci est composé de (art. 6 des statuts) :
– un Président ;
– un Vice-Président ;
– un Secrétaire ; éventuellement un secrétaire adjoint ;
– un Trésorier ; éventuellement un trésorier adjoint.

Le bureau a pour mission d’assurer les taches régaliennes nécessaires au bon fonctionnement de l’association.
Les fonctions des membres du bureau et celles des autres membres du CA sont présentées à la fin de ce règlement, et détaillées dans des annexes ad hoc.

Le Président réunit périodiquement le Conseil d’Administration, en présentiel au moins une fois par an à la veille de l’AG, ou en distanciel par visio-conférence. Le but de ces réunions est d’informer et de débattre de la marche et de l’activité du C.A.M., d’assurer sa politique de développement et de voter les décisions lorsque cela s’impose.
La réunion à la veille de l’AG permet au Président d’annoncer le résultat officiel du vote pour les administrateurs, et au CA de désigner le nouveau bureau.

Article 3.2 – Confidentialité

Les sujets abordés, les échanges, ainsi que certaines décisions dans le cadre du conseil d’administration sont confidentiels. Seul le président (Ou le vice-président en l’absence du président) peut en autoriser la divulgation et la publication.

Article 3.3 – Candidature et élection

Chaque candidat au CA doit argumenter sa candidature sur les axes suivants :
• un bref état de son passé Meccano, de ses réalisations et de ses thèmes préférés ;
• une profession de foi, ou plus simplement quelques idées résumant ses motivations à faire partie du Conseil d’Administration.

Ces documents seront adressés au Président à une date qui permette la rédaction des encarts nécessaires, à joindre au magazine du CAM précédant l’Assemblée Générale, ce qui permettra aux adhérents d’orienter leur vote.
Cette procédure est également applicable aux membres sortants renouvelés par tiers tous les ans.

Élection des membres du CA

Pour des raisons qui tiennent à l’organisation de l’AG, le vote pour la désignation des membres du CA est un vote par correspondance, sous la responsabilité du Président ou d’un huissier, suivant décision du bureau. Les bulletins de vote sont adressés aux adhérents avec la convocation à l’AG ; ils doivent être retournés, dûment remplis, au Président ou à l’huissier désigné ; les consignes de vote précises sont indiquées sur le bulletin lui même.
Ce vote doit être envoyé sous double enveloppe :

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cas où le vote est sous la responsabilité du Président en exercice :

• une 1ère enveloppe « normale », est adressée au Président avec, au dos, obligatoirement, le nom de l’expéditeur et son numéro CAM (sinon le vote est nul) ; cela permet de compter les votants et d’éviter qu’une personne vote deux fois ;
• à l’intérieur une 2ème enveloppe anonyme et cachetée (sinon le vote est nul) contient le bulletin de vote.
Le dépouillement est assuré par un bureau désigné à cet effet. Les candidats ayant obtenu le plus de voix sont élus ; en cas d’égalité, c’est le candidat le plus jeune qui est retenu.
NB Si le Président est lui-même candidat, ses fonctions ci-dessus sont assurées par le Secrétaire.

cas où le vote est sous la responsabilité d’un huissier :

• une 1ère enveloppe « normale », est adressée à l’huissier désigné, avec, au dos, obligatoirement, le nom de l’expéditeur et son numéro CAM (sinon le vote est nul) ; cela permet de compter les votants et d’éviter qu’une personne vote deux fois ;
• à l’intérieur une 2ème enveloppe anonyme et cachetée (sinon le vote est nul) contient le bulletin de vote.

Le dépouillement est assuré par l’huissier. Il informe le Président du résultat et lui transmet les bulletins dépouillés et les enveloppes (extérieures). Les candidats ayant obtenu le plus de voix sont élus ; en cas d’égalité, c’est le candidat le plus jeune qui est retenu.

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Le Président conserve les bulletins de vote et les enveloppes (extérieures) jusqu’au lendemain de l’AG, et les tient à la disposition des adhérents.
Le résultat des votes reste secret jusqu’à la nouvelle Assemblée générale.
La procédure de vote par correspondance peut être appliquée à tout sujet, sur décision du CA.

Article 4 – L’Assemblée Générale (cf Article 8 des statuts)

Pouvoirs

Tout adhérent (à jour de ses cotisations) peut se faire représenter à l’AG par un membre de son choix, avec l’accord de celui-ci, et tout adhérent assistant à l’AG peut recevoir un (ou des) pouvoir(s). Les pouvoirs peuvent être blancs (sans mandataire désigné explicitement), ou personnalisés (par le nom du mandataire, ou sa fonction).
Le nombre de pouvoirs détenus par une personne n’est pas limité.
Les pouvoirs doivent être transmis à leur mandataire potentiel, ou au Président, sur papier ou par Internet, au plus tard une semaine avant l’AG, et de préférence en utilisant le modèle joint à la convocation.
Les pouvoirs sont conservés par le Président, responsable du vote, jusqu’au lendemain de l’AG.

Déroulement

La feuille de présence à l’AG est constituée par la liste, par ordre alphabétique, de l’ensemble des adhérents à jour de cotisation. Elle est fournie par le Trésorier au Secrétaire. Les présents doivent la signer en face de leur nom dans la colonne « présents », et en face du nom de chacun de leurs mandants dans la colonne « représentés », en indiquant leur n° CAM. Cette feuille est ouverte à l’entrée de l’AG qui a lieu en fin d’après-midi ; on remet aux présents autant de bulletins de vote que de pouvoirs qu’ils détiennent, plus 1. Ces bulletins seront utilisés en cas de vote à bulletin secret (voir plus loin).

Lors de l’assemblée générale le Président présente les grandes lignes du rapport moral et le Trésorier les grandes lignes du rapport financier et du budget prévisionnel de l’année en cours. Les détails de ces deux rapports sont fournis dans le bulletin du CAM précédant immédiatement cette AG.
Ces deux rapports ainsi que les propositions éventuellement présentées par le Président, sont votés à main levée ; en cas de doute, le Président peut proposer un vote à bulletin secret.

Le Président présente ensuite le résultat des votes par correspondance et le bureau nouvellement constitué.
Tout adhérent peut poser des questions au Conseil d’Administration du CAM à l’occasion de l’AG, il peut aussi avancer des propositions, en répondant préalablement au questionnaire qui sera adressé par Internet avant l’Assemblée Générale. Les adhérents ne possédant pas de liaison Internet pourront transmettre leurs questions par l’intermédiaire de l’Animateur Régional dont ils dépendent ou par courrier adressé au Secrétaire.

Article 5 – Fonctions des membres du bureau

Les fonctions des membres du bureau sont précisées dans les annexes ad hoc.

En résumé :
Le Président est le représentant légal du club.
Il assure sa communication intérieure et extérieure.
Il dirige les réunions du CA, du bureau et de l’AG.
Il recherche les financements et les partenariats.
Plus généralement il veille à la bonne marche de l’association : logistique, finances, discipline interne, suivi et application des décisions du CA et de l’AG.
Il peut déléguer tout ou partie de ses fonctions, sauf sa qualité de représentant légal du club, qu’il ne peut déléguer qu’au Vice-Président.

Le Vice-Président
Il peut exercer toutes les fonctions du Président sur instruction ou en cas d’incapacité de celui-ci. Des missions peuvent lui être confiées.

Le Secrétaire
Il est chargé de la communication interne du club, de la gestion de ses archives et de la rédaction et de la diffusion des comptes-rendus des diverses réunions (bureau, CA, AG).

Le Trésorier
Ses missions consistent à tenir les comptes du Club et à gérer le fichier des adhérents.

Article 6 – Fonctions des administrateurs

Les fonctions des administrateurs sont précisées dans l’annexe ad hoc.

En résumé :
Ils assistent les membres du bureau en fonction de leurs compétences et, à ce titre, peuvent se voir confier des missions spécifiques.
Ils sont force de proposition et d’animation dans toutes les actions du club.

Article 7 – Les Animations régionales

Le rôle et le fonctionnement des animations régionales sont précisés dans l’annexe ad hoc.

En résumé :
Ce sont des structures créées par le CA pour contacter, rapprocher et réunir les adhérents d’une même région ; chacune est placée sous la responsabilité d’un animateur qui s’assure du renouvèlement des cotisations.

Article 8 – Annexes

• Président
• Vice Président
• Secrétaire et secrétaire adjoint
• Trésorier et trésorier adjoint
• Administrateurs
• Sections régionales

Article 9 – Procédures

• Archives
• Odeur du papier
• Vente des produits du club et gestion des « stocks »
• Rédaction du magazine
• Cahier des charges des expositions
• Annuaire, carte de membre, calendrier